12.5. Інструментальні комп'ютерні системи бухгалтерського обліку

Розглянемо основні класи бухгалтерських програм.

Ведення журналу господарських операцій і складання бухгал­терських звітів. Основне завдання даного класу — одержати пов­ний комплект форм зовнішньої звітності, вихідні дані, для яких є бухгалтерські проводки.

Програми даного класу — основа АРМ головного бухгалтера, вони невимогливі до технічних засобів, прості в обслуговуванні, відносно дешеві. Ці програми передбачають структуру плану рахунків, довідників аналітичного обліку, модифікацію форм зовнішньої звітності.

На основі мови запитів виконуються фільтрація і вибірка даних бухгалтерських проводок із загального облікового реєстру тощо.

Інструментальні комп'ютерні системи бухгалтерського обліку.

Це дуже поширений клас бухгалтерських програм, за допомогою яких можна створювати КСБО підприємств будь-якого масштабу, що використовують різноманітні інформаційні технології. Містить:

>   систему програмування для створення чи модифікації програмних компонентів КСБО і їх налагодження;

>   конструктори (дизайнери) об'єктів КСБО (інтерфейсу користувача, звітів, екранних форм, довідників);

>   прототипи об'єктів і КСБО в цілому — «типові конфігурації»;

>модуль налагодження об'єктів КСБО;

> мови запитів високого рівня;

> інформаційні технології інтеграції з іншими програмними продуктами, інформаційними ресурсами мережі Інтернет.

КСБО можна розглядати як «оболонку», призначену для на­повнення об'єктами, що створюються за допомогою інструмен­тальних засобів, програми орієнтовано на фахівців, які здійсню­ють розроблення та супровід КСБО, а також на кваліфікованих користувачів. Інструментальні засоби КСБО достатні для її мо­дифікації та розвитку.

Даний клас програмних засобів застосовується за таких умов:

> типова конфігурація КСБО цілком відповідає потребам автоматизації;

> кваліфікація користувачів, здатних ефективно використовувати інструментальні засоби, досить висока;

> забезпечення супроводження програмного продукту, відновлення типових компонентів (форм зовнішньої звітності, класифікаторів і довідників, стандартних алгоритмів розрахунків тощо), випуск нових типових конфігурацій.

До цього класу можна віднести всі різновиди «1С:Бухгалтерія», «Фінанси без проблем», «Інфо-Бухгалтер», «Турбо-Бухгалтер» та ряд інших розробок.

Інтегрована бухгалтерія для малих підприємств.

КСБО в повному складі облікових функцій реалізовано на єдиній централізовано контрольованій БД; розподілене оброб­лення даних, як правило, не підтримується. Оброблення обліко­вої інформації здійснюється від первинних облікових документів. Виконується налагодження робочого плану рахунків, довідників аналітичного обліку, вибираються алгоритми облікової політики (метод списання собівартості, методи амортизації тощо). Є досить зручні й прості для кінцевих користувачів інструментальні засоби й засоби наладки:

>  константи, що впливають на алгоритми роботи програми;

> генератор екранних форм;

> генератор звітів;

> мова запитів високого рівня.

Захист БД, санкціонований доступ, адміністрування БД реалі­зуються у спрощеному вигляді.

Особливість програмних засобів даного класу — «моноліт­ність» функції КСБО в одному АРМ бухгалтера. Кількість корис­тувачів таких КСБО, як правило, невелика. Для простоти експлу­атації та супроводу програми встановлюються на одному комп'ютері; якщо є кілька комп'ютерів, інформаційний обмін між ними можливий за допомогою проміжних носіїв у режимі експорт/імпорт чи проводок по мережі. При цьому підсумкове оброблення облікових даних і формування бухгалтерських звітів виконується на центральному комп'ютері.

Сфера доцільного застосування таких програм — це малі й се­редні підприємства, обсяг облікової роботи яких невеликий, кіль­кість бухгалтерів — 1-3 особи. Типовими представниками про­грам даного класу є розроблення фірм «Парус» старих версій, «БЭСТ2+» («Інтелект-Сервіс»), «Інфін», програми «Інтегратор».

Комплексний бухгалтерський облік для середніх і великих підприємств. Комплексна КСБО — це набір функціональних АРМ, що працюють на централізовано збереженій БД у мережі. Комплекс­ні КСБО відрізняються від набору ізольованих АРМ насамперед принципом системності, що вимагає виконання таких умов:

>  єдиний план рахунків;

>  єдина облікова політика;

>загальносистемна нормативно-довідкова інформація (кла­сифікатори, типові форми документів, довідники аналітичного обліку);

>  одночасність облікових періодів для різних АРМ;

>  твердий регламент функціонування окремих АРМ і взаємодії АРМ один з одним.

Такі системи мають, як правило, галузеву орієнтацію (торгів­ля, виробництво, бюджетна сфера). Склад і функції окремих АРМ можуть набудовуватися на специфіку об'єкта керування. Кожний АРМ має функціональну повноту, функції не дублюють­ся на різних АРМ, що можуть працювати як у комплексі з інши­ми АРМ, так і незалежно.

Склад функцій конкретних АРМ орієнтовано на організаційні одиниці керування у складі бухгалтерій — ділянки бухгалтер­ського обліку. Для КСБО виконується спочатку загальносистемне налагодження, а потім для кожного АРМ — внутрішнє нала­годження таких параметрів:

>   шаблонів проводок для типових господарських операцій;

>   форм уведення для первинних облікових документів і відповідних їм проводок;

>   значень параметрів типових алгоритмів розрахунків (податків, сум проводок, амортизаційних відрахувань тощо).

Для кожного функціонального АРМ може створюватися своя нормативно-довідкова інформація, але при цьому рівень загальносистемної інформації є визначальним.

Основна умова застосування комплексної КСБО — синхроні­зація облікових періодів у різних АРМ. Для цього використову­ються організаційні й програмні методи.

Комплексні КСБУ мають адміністраторів системи й окремих підсистем, що надають санкціонований доступ користувачам до АРМ, пунктів меню; виконують створення архівних копій БД, відновлення БД з архіву, обмін даними з іншими програмними системами та інші функції.

Типовий склад АРМ комплексної КСБО:

1.       АРМ головного бухгалтера — нормативно-довідкове забезпечення КСБО, ведення плану рахунків, робота з обліковим регістром — книгою господарських операцій, автоматизація фінансового обліку й звітності. Книга господарських операцій формується у функціональних АРМ, використовується як джерело для формування бухгалтерської звітності.

1. Облік основних засобів і нематеріальних активів — система автоматизації обліку наявності й руху основних засобів,нематеріальних активів, довгострокових фінансових і капітальних вкладень.
2. Облік матеріальних (виробничих) запасів — система автоматизації обліку наявності й руху ТМЦ на складі, вартісного обліку матеріальних запасів, обліку списання матеріалів за статтями витрат, формування собівартості матеріалу під час списання за методами FIFO, LIFO і середньозваженим, обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів.
3. Система обліку руху товарів і готової продукції на складі увартісному й кількісному вираженні. Калькуляція цін товарів(готової продукції) відповідно до моделі ціни, розрахунок собівартості під час списання товарів за методами FIFO, LIFO і середньозваженим, облік замовлень покупців, контроль за їх проходженням, відвантаженням та оплатою.
4. Облік касових операцій — система автоматизації обліку касових операцій у гривнях і валюті, обліку розрахунків із підзвітними особами, обліку депонентів.
5. Облік банківських операцій — система автоматизації обліку банківських операцій у гривнях і валюті, взаємодія з системами «клієнт-банк», що працюють у комунікаційному форматі.
6. Облік розрахунків із покупцями/постачальниками — система автоматизації обліку операцій за розрахунками з покупцями/постачальниками, що підтримує різні варіанти оплат і відвантажень.
7. Облік витрат на виробництво — система автоматизації пооб'єктного обліку та формування собівартості продукції.
8. Облік праці та заробітної плати — система автоматизаціїрозрахунку оплати праці, ведення карток персонального обліку,особових рахунків і табелів робочого часу.

Ядром комплексної КСБО є АРМ головного бухгалтера, що працює з єдиним обліковим регістром бухгалтерських проводок, використовуючи його для формування звітів і вихідних форм фі­нансової звітності.

Як правило, функції комплексних КСБО ширші від чисто бух­галтерських. Так, додатково ведеться для розрахунку зарплати об­лік кадрів, для обліку руху товарно-матеріальних цінностей — ке­рування продажем, керування закупівлями. У ряді систем зробле­но акцент на електронний документообіг і сполучене з цим діло­водство. Таким чином, КСБО забезпечують реалізацію як фінансо­вого, так і управлінського обліку, оперативного обліку, статистич­ного обліку та звітності. Ці КСБО наближаються до ІС масштабу підприємства що охоплюють такі модулі: «Керування продажем», «Керування закупівлями», «Торговий зал» тощо.

Типовими представниками систем даного класу є розробки фірм «Інтелект-Сервіс» (БЭСТ-4, БЭСТ Рго), «Компас» («Компас Гігант»), Ай-Ти (комплекс програмних продуктів «БОС»), «Атлант-Информ» («Галактика») тощо.