12.3. Автоматизоване робоче місце (АРМ) бухгалтера: призначення, функції та рівні

Автоматизоване робоче місце (АРМ) спеціаліста — це інструмент раціоналізації та інтенсифікації управлінської діяльності.

Професійні АРМ — це головний інструмент спілкування лю­дини з інформаційними системами, що виконують роль автоном­них робочих місць, інтелектуальних терміналів великих ЕОМ, робочих станцій у локальних мережах. АРМ мають відкриту ар­хітектуру й легко адаптуються.

АРМ мають проблемно-професійну орієнтацію на конкретну предметну сферу і є засобом спілкування спеціаліста з автома­тизованими інформаційними системами.

Якщо за критерій взяти організаційну структуру управління, то можна умовно виділити АРМ керівника, АРМ управлін­ського працівника середнього та оперативного рівнів. За принци­пами вибіркового розподілу інформації ці особи мають по­требу в абсолютно різній інформаційній підтримці.

Створення АРМ забезпечує:

> простоту, зручність і дружнє ставлення до користувача;

>простоту адаптації до конкретних функцій користувача;

> компактність розміщення й невисокі вимоги до умов експлуатації;

> високу надійність і живучість;

> порівняно просту організацію технічного обслуговування.

Ефективним режимом роботи АРМ є його функціонування в рамках локальної обчислювальної мережі. Створені АРМ спеціа­лістів дають можливість користувачеві працювати в діалоговому режимі, оперативно розв'язувати поточні завдання, зручно вводити дані, вести контроль оброблення інформації, визначати достовір­ність результатної інформації, виводити й передавати каналами зв'язку. Інформаційне забезпечення АРМ орієнтується на кон­кретну, звичну для користувача предметну сферу.

Найважливішим для практичних цілей є групування задач за економічним змістом вихідних показників. Це групування — ос­нова для виокремлення таких типів автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ):

>   АРМБ з обліку основних засобів;

>   АРМБ з обліку виробничих запасів;

>   АРМБ з обліку праці й заробітної плати;

>   АРМБ з обліку готової продукції, її відвантаження, реаліза­ції та визначення фінансового результату;

>   АРМБ з обліку фінансово-розрахункових операцій;

>   АРМБ з обліку витрат на виробництво;

> АРМБ зведеного обліку та складання звітності;

> АРМБ з обліку капітальних вкладень.

Кожному з перерахованих АРМБ (комплексів задач) відпові­дає певний перелік задач.

Технологія організації обліку в умовах АРМ бухгалтера має три етапи:

>   підготовка інформації та її оброблення;

>   систематизація й узагальнення облікової інформації на рахунках за видами ресурсів, контроль, аналіз і її аудит;

>   формування інформації для подальшого  використання вуправлінні підприємством.

У процесі управління підприємством приймаються оператив­ні, тактичні й стратегічні управлінські рішення. З цією метою виділяють три рівні управління.

На першому рівні здійснюється оперативне управління струк­турними підрозділами ( цех, магазин, комора, відділ тощо). На цьому рівні формуються первинні дані, здійснюються їх оброб­лення, розрахунок і відображення інформації для прийняття управлінських рішень на місці виникнення інформації (АРМБ І категорії). АРМБ І категорії потрібне для формування і підготов­ки первинної інформації безпосередньо на місці її виникнення (у цехах, на складах та в інших підрозділах), а також для розв'я­зання потрібних облікових і аудиторських задач. Первинні дані реєструються безпосередньо на робочому місці, де вони виника­ють, і передаються певним ланцюжком. У процесі вирішення за­дач на кожному робочому місці виявляють відхилення, а також причини та винних у них, відомості для оперативного управління процесом виробництва на рівні філії, дочірніх підприємств, діля­нок, цехів, відділів та інших виробничих одиниць.

На другому рівні управління інформація систематизується і узагальнюється за комплексами завдань, ділянками обліку, вико­нуються контроль і внутрішній аудит. На цій стадії формується і відображається інформація для прийняття конкретних управлін­ських рішень за комплексом завдань (АРМБ IIкатегорії). На АРМБ II категорії здійснюється контроль проходження первин­ної інформації і розв'язується ряд аналітичних і аудиторських завдань, тут також виявляють відхилення від нормальних умов ро­боти по ділянках обліку (комплексах задач). На цьому етапі одер­жувана інформація підлягає логічному контролю на коректність, а також здійснюється автоматичний аудит за даними аналітичного й синтетичного обліку. Крім того, на АРМБ IIкатегорії викону­ється моделювання облікового процесу, проведення аудиту, а та­кож прийняття управлінських рішень з окремого комплексу задач.

На третьому рівні здійснюються формування зведених даних, контроль, аналіз і аудит фінансово-господарської діяльності під­приємства. На цьому рівні управління проводиться управління підприємством у цілому, визначається зовнішня політика, розроб­ляються перспективні плани й стратегія їх виконання (АРМБ III категорії). АРМБ III категорії призначене для аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, для узагальнен­ня зведених даних, пов'язаних із розв'язанням регламентних за­дач із складання оперативної та періодичної звітності. На цьому АРМБ здійснюється оперативний контроль із використання тру­дових, матеріальних і грошових ресурсів, здійснюються аудит за виконанням показників структурними підрозділами і додержан­ням умов чинних норм матеріальних і трудових витрат, виявлен­ня негативних відхилень від чинних систем нормування або пла­нування, розв'язуються задачі управлінського обліку, моделювання облікових даних.

Таким чином, АРМ — це професійно-орієнтований комплекс технічних, інформаційних і програмних засобів, призначених для автоматизації функцій спеціаліста, що виконуються на його ро­бочому місці.

Основне призначення АРМ — забезпечити управлінський пер­сонал новими засобами техніки й технології. Мова йде про автоматизоване діалогове виконання основних функцій управління, діалогову інформаційну взаємодію користувачів і оперативний доступ до даних, нагромаджуваних у центральній базі даних ІС  або в розподільній базі даних АРМ.

Організація АРМ змінює техніку і методологію виконання функцій управління. Виникли нові технологічні операції ведення екранного діалогу, використання нових форм подання даних — електронних картотек і таблиць, графіків і діаграм, багатовіконне подання даних.

Засоби АРМ дають змогу автоматизувати розв'язання обліко­вих задач, що формалізуються, забезпечити інформаційну під­тримку важко формалізованих задач, результати яких використо­вуються для прийняття рішень.

З урахуванням професійних знань і практичних навичок корис­тувач може обирати методику розв'язання задач, маніпулювати даними для обчислень, аналізувати їх результати й приймати відповідне конкретній ситуації управлінське рішення.