11.2. Характеристика позамашинної інформаційної бази

Позамашинна ІБ — сукупність повідомлень, сигналів і доку­ментів, що використовуються у функціонуванні ІС без застосу­вання засобів обчислювальної техніки. Основним носієм інфор­мації в позамашинному середовищі є документи (наряди, акти, накладні, рахунки або регістри, відомості тощо).

Усі документи, які стосуються ІС, можна розбити на вхідні й вихідні (результатні).

Вхідна документація містить первинну, необроблену інфор­мацію, що відображає стан об'єкта управління і заповнюється вручну або за допомогою технічних засобів. Вихідна документа­ція охоплює зведено-групові дані, одержані в результаті автома­тизованого оброблення.

Документи класифікують за рядом ознак, наприклад:

> за сферою діяльності (планові, облікові, статистичні, банківські, фінансові, бухгалтерські тощо);

> за відношенням до об'єкта управління (вхідні-первинні, вихідні-звітні, проміжні, архівні);

>  за змістом господарських операцій (матеріальні, грошові, розрахункові);

> за призначенням (розпорядчі, виконавчі, комбіновані);

>   за об'ємом операцій, що відображаються (одноразові та звітні);

>   за способом використання (разові й нагромаджувальні);

> за способом заповнення (вручну або за допомогою засобів автоматизації обліку).

Вхідні документи, у свою чергу, діляться на оперативні та нормативно-довідкові. Оперативні відображають факти фінансово-господарської діяльності підприємства. Ця інформація змінюється за кожної фіксації. До оперативних документів належать накладні, платіжні документи, прибуткові документи, видаткові тощо.

Вхідні інформаційні повідомлення (документи) і  розміщена в них інформація класифікуються:

за строками подання:

>  регламентні документи, для яких визначено термін виконання й подання;

> нерегламентовані документи, які виконуються за запитом;

за функціональними напрямами діяльності:

> правові й нормативно-довідкові документи (закони, укази, постанови органів державної влади та управління), організацій­но-методичні документи (накази, директиви, інструкції, методи­ки, рішення колегій тощо);

>  документи з обчислення та обліку;

> документи з контрольної роботи.

Групування документів за функціональними напрямами за особливостями та призначенням розміщеної в них інформації ви­значає основні потоки інформації в структурі функціонування.

Вихідні документи формуються у процесі автоматизованого оброблення і видаються як результат. Вихідні документи також мають свою класифікацію. Вони діляться на:

> призначені кінцевому користувачеві;

> які використовуються інформаційною системою для роз­в'язання інших задач (транзити);

>  які використовуються для розв'язання задач на наступному стані.

Вихідна інформація охоплює звітно-згруповані дані, одержані в результаті автоматизованого оброблення, головним чином на друкованому пристрої ЕОМ.

До вихідних зведень висуваються такі вимоги. Склад показни­ків, які в них містяться, повинен бути достатнім для управлін­ських цілей. Особлива увага зосереджується на достовірності да­них, які відображаються, їх логічному розміщенні. Звіти повинні видаватися в зазначені терміни, в регламентному режимі, відпо­відаючи на запит. Усе це дає можливість одержати на ЕОМ гото­ву вихідну форму, яка має юридичну силу і придатна для вико­ристання на будь-якому рівні управління.

Розробка форм первинних і зведених документів викону­ється на стадії складання робочого проекту автоматизованого об­роблення економічної інформації й знаходить відображення у проектній документації, пов'язаній з розробленням інформацій­ного забезпечення.

У бухгалтерському обліку прийняті форми документації регу­люються чинними єдиними нормативними актами, правилами та інструкціями. Уся документована інформація забезпечує приве­дення безлічі економічних показників у певну систему з метою встановлення термінологічної єдності, однозначності опису, зв'язку між показниками. Наприклад, структура системи показ­ників у бухгалтерському обліку розподіляється по різних ділян­ках обліку: праці й заробітної плати, матеріалів, основних засобів тощо.

Нормативно-довідкові документи належать до умовно-сталої інформації і містять матеріальні, трудові, технологічні та інші норми і нормативи, ціни, а також усі довідкові дані (П.І.Б., найменування тощо). На основі цих документів здійснюється первинне формування файлів нормативно-довідкової інформації (НДІ), що утворюють нормативно-довідкову базу інформаційної системи. До нормативно-довідкових документів належать довід­ники, класифікатори, номенклатури-цінники тощо.

Розглянемо технологію використання електронного документообігу.

Велике значення у вивченні інформаційних потоків надається правильній організації документообігу, тобто послідовності про­ходження документу від моменту виконання першого запису до передачі його в архів. Документообіг з'являється на стадії обсте­ження економічного об'єкта.

Будь-яка економічна задача обробляється на основі певної кіль­кості первинних документів, що проходять різні стадії оброблен­ня: рух документів до оброблення, у процесі оброблення і після нього.

Критеріями вибору системи автоматизації документообігу можуть бути масштаби організації. Вибираючи системи, потрібно враховувати такі критерії: інтеграції з іншими автоматизованими системами й базами даних, легкість освоєння, зручність роботи, забезпеченість роботи в мережах, надійність системи та захист від несанкціонованого доступу.

Удосконалення документообігу проходить на основі систем електронної пошти та електронного підпису, що значно підвищує ефективність банківських операцій.