11.3. Уніфікація і стандартизація документації

Розвиток систем автоматизованого оброблення інформації вимагав уніфікації та стандартизації всієї документації, призна­ченої для відображення економічної інформації. Уніфікацію до­кументації було проведено в державному масштабі в 70-х ро­ках. Так, постановою «Уніфіковані системи документації, які використовуються в АСУ» Держкомітету стандартів визначено вимоги до уніфікованої системи документації (УСД). Вона охоп­лює комплекс взаємозв'язаних документів, що відповідають єдиним правилам і вимогам побудови. До складу УСД входить облікова, звітно-статистична, фінансова, банківська, розрахунко­во-платіжна та інша інформація. Кожному документу присвоєно код відповідно до загальнодержавного класифікатора управлін­ської документації (ОКУД).

Уніфікація поставила такі вимоги до документів:

> стандартна форма побудови;

> пристосування до автоматизованого оброблення;

>   мінімізація показників;

>   крім дублювання;

>   охоплення всіх складових для цілей управління показників.

Документація, яка діє у фінансово-кредитних установах, є пов­ністю уніфікованою для всіх організацій. Що стосується первин­ної документації для бухгалтерського обліку, то створити повніс­тю уніфіковані системи документації на всіх ділянках поки що не можна через  різноманіття галузевих форм і методик для де­яких ділянок обліку.

Так, для обліку основних засобів, фінансових операцій ство­рено єдині для всіх підприємств міжгалузеві уніфіковані докумен­ти. Для праці та заробітної плати, обліку матеріалів розроблено галузеві типові форми документів, які пристосовуються до чин­них облікових методик і конкретної галузі.

Вимоги до уніфікованої документації вимагають мати стан­дартну форму побудови документів, що передбачає виділення в документі трьох частин: заголовкової, змістової, оформлювальної.

На попередній стадії проектування автоматизованого оброблення вивчаються всі види й форми первинних документів, що використовуються для розв'язування задач обліку. При цьому виявляються уніфіковані документи, а також з'ясовується можливість заміни чинних документів уніфікованими. Коли такої можливості немає, здійснюється розроблення нових первинних документів, тобто заміна чинних документів новими, пристосо­ваними до автоматизованого оброблення. Цю роботу виконують спеціалісти з автоматизації спільно з користувачами.